La Politique de protection de la vie privée du Groupe PPD, ci-après « Politique », reflète les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et intègre les principes du Code type sur la protection des renseignements personnels (CAN/CSA-Q830-96) de l’Association canadienne de normalisation (CSA), publié en mars 1996 à titre de Norme nationale du Canada.
1. Application
Cette Politique s’applique au Groupe PPD (ci-après « l’organisation ») et vise à établir les pratiques responsables et transparentes en matière de gestion des renseignements personnels entourant l’ensemble des interactions avec notre clientèle. Elle s’applique à l’égard de tout renseignement personnel obtenu par l’organisation, qu’il le soit par son site Web ou par tout autre moyen de communication.
La Politique ne restreint pas la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements accessibles au grand public.
2. Responsabilité
L’organisation est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et nomme une personne s’assurant du respect des principes énoncés dans la présente Politique.
Toute personne désirant obtenir davantage de renseignements quant à l’engagement du Groupe PPD en matière de protection des renseignements personnels peut s’adresser à la personne ci-haut mentionnée par téléphone ou par courrier, à l’adresse suivante :
Responsable des renseignements personnels
325, Principale Nord,
Waterville, QC
J0B3H0
3. Détermination des fins de la collecte
Le Groupe PDD, via son site Web, ne recueille aucun renseignement personnel à l’insu de ses utilisateurs. Cependant, l’organisation peut recueillir des renseignements personnels pour des fins spécifiques et légitimes dans certaines rubriques qui sont ,ci-après décrites en détails :
Sauf lorsque la Loi l’y autorise ou l’y contraint, l’organisation n’utilisera pas à d’autres fins et ne communiquera aucun renseignement personnel recueillis via son site web avant d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée.
3.1. Demandez à un expert
Le formulaire de la section Demandez à un expert vise essentiellement à recueillir des informations destinées à préciser le profil d’un client et à obtenir ses coordonnées dans le but de communiquer avec lui. Les informations seront utilisées essentiellement afin d’offrir à ce client des services et des solutions adaptées à ses besoins. Conformément à la présente Politique, ces renseignements ne seront pas transmis à des tiers.
3.2. Formulaires d’inscription
La page Formulaires d’inscription de la section Carrière du site Web de l’organisation vise à entamer le processus de recrutement d’un postulant. Les renseignements obtenus via ce formulaire seront consultés uniquement par les préposés aux ressources humaines de l’organisation ou par les responsables du département reliées au poste affiché qui participent au processus de recrutement. Les renseignements obtenus sont soumis aux politiques de confidentialité établies par le département des ressources humaines du Groupe PPD.
4. Consentement à la collecte
Lorsque la Loi le requiert, l’organisation s’assure d’obtenir le consentement de la personne concernée pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels. L’envoi de tout formulaire auquel il a été fait référence précédemment constitue une autorisation de l’utilisation des renseignements qu’il contient dans les limites prévues par la présente Politique.
Toute personne concernée peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat et dans la mesure où ce retrait est raisonnable dans les circonstances. Pour en faire la demande, la personne concernée doit contacter l’organisation de la façon prévue à la section Responsabilité de la présente Politique.
5. Limitation de la collecte
Le Groupe PPD ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées en respectant ses propres normes et les lois en vigueur.
L’organisation se réserve le droit de recueillir des renseignements auprès de tiers autorisés à communiquer ces renseignements conformément aux lois et règlements en vigueur.
6. Conservation des renseignements personnels
Le Groupe PPD ne conserve les renseignements personnels que pendant la période nécessaire ou utile pour les fins déterminées et selon les exigences de la Loi. À la fin de cette période, les renseignements sont détruits, effacés ou dépersonnalisés.
7. Exactitude des renseignements personnels
Le Groupe PPD fera la mise à jour des renseignements personnels lorsque nécessaire pour satisfaire aux fins déterminées ou sur demande de la part de la personne concernée. La personne qui soumet des renseignements personnels à l’organisation et qui consent à leur utilisation atteste que les renseignements sont exacts au moment de leur envoi.
Toute personne peut faire apporter les corrections appropriées aux renseignements que l’organisation détient à son sujet.
8. Mesures de sécurité
Les renseignements personnels que détient l’organisation sont protégés au moyen de mesures de sécurité appropriées selon leur niveau de risque. Ils sont protégés contre la perte, le vol, la copie ou la communication, la modification, la consultation ou toute autre forme d’utilisation non autorisées.
Le Groupe PPD sensibilise son personnel à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels et empêche les personnes non autorisées d’y avoir accès.
9. Transparence des politiques et des pratiques et accès aux renseignements
L’organisation fournira à toute personne qui en fera la demande copie des renseignements personnels qu’elle détient à son sujet de même que le détail des pratiques de gestion à l’égard de ces renseignements. Ces demandes doivent être effectuées de la façon prévue aux présentes.
Ces renseignements seront fournis de la façon la plus claire possible, dans les plus brefs délais et au coût le plus bas possible.
Entre la demande d’accès et le dévoilement des renseignements personnels à la personne qui en fait la demande, l’organisation pourra réviser et modifier le contenu des dossiers exclusivement pour s’assurer que seuls les renseignements concernant cette personne sont communiqués. Tout changement effectué pendant cette période sera effectué en conformité avec la Loi.
L’organisation peut refuser une demande d’accès à des renseignements personnels si la communication de ces données a pour effet de divulguer des informations commerciales confidentielles, si ces renseignements sont protégés par le secret professionnel ou s’ils ont été obtenus au terme d’un processus officiel de règlement d’un différend. Le cas échéant, le motif du refus pourra être communiqué sur demande.
La personne présentant la demande d’accès aux renseignements pourra être tenue de fournir des preuves d’identification jugées suffisantes en fonction de la nature des renseignements requis.
10. Autres sites Web
Le site Web du Groupe PPD peut contenir des liens vers d’autres sites et l’organisation s’assure dans la mesure du possible que les sites vers lesquels elle dirige ses utilisateurs satisfont à des standards élevés en ce qui a trait à la gestion des renseignements personnels et de la confidentialité. Le Groupe PPD ne pourra toutefois pas être tenu responsable du contenu ni des procédures des autres sites Web, et il appartient aux utilisateurs de ces sites de prendre les précautions nécessaires pour assurer leur sécurité en ligne.
11. Utilisation du site par des enfants
Le Groupe PPD ne diffuse pas sur son site Web de l’information destinée aux enfants ni ne recueille de renseignements pouvant identifier un enfant de moins de 13 ans. Si l’organisation se rend compte qu’elle détient un tel type d’information, les informations seront aussitôt détruites. De plus, un parent ou tuteur qui a des raisons de croire que son enfant a soumis des informations au Groupe PPD via son site Web doit contacter l’organisation de la façon prévue aux présentes afin qu’elle soit en mesure de supprimer les données. Toute personne de moins de 18 ans doit obtenir la permission d’un parent ou d’un tuteur avant d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels sur le site du groupe PPD.
12. Avis d’infraction
Une personne désirant effectuer une plainte à l’égard des dispositions de la présente Politique peut le faire en contactant la personne désignée :
Responsable de la Politique de protection de la vie privée
819 837-2491
325, Principale Nord,
Waterville, QC
J0B3H0
Le Groupe PPD a établi des mécanismes pour recevoir et traiter toutes les plaintes et demandes de renseignements concernant sa Politique de protection de la vie privée. Les personnes concernées sont informées des procédures à suivre dès qu’elles manifestent le désir de porter plainte. L’organisation fera enquête sur toutes les plaintes relatives au respect de la Politique et prendra les mesures appropriées dans l’éventualité où la plainte s’avérerait bien fondée. La personne ayant déposée la plainte sera informée du résultat de l’enquête relative à sa plainte.
Si une personne ayant porté plainte n’est pas satisfaite de la décision de la personne responsable au sein du Groupe PPD, elle pourra s’adresser au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, 112 rue Kent, Ottawa, Ontario, K1A 1H3.
